MAKALAH MANAJEMEN UMUM

BAB 1

P E N D A H U L U A N
A.Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal; dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.

B. Pentingnya Manajamen
Manajemen sangat penting dan harus ada untuk semua gerakan keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuanya.

Manajemen menentukan nasib suatu organisasi di masa yang akan datang.Manajemen menjadi fungsi perencanaan,pengorganisasian,aktualisasi dan kontrol secara menyeluruh pada semua area kerja suatu organisasi.

Jadi,berhasil tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada manajemen yang diterapkanya.Yakinlah ,bahwa apa pun bentuk, jenis dan karakteristik organisasi memerlukan manajemen yang baik untuk dapat mencapai tujuan dengan maksimal.

kompleknya kehidupan masyarakat atau organisasi yang hidup sebagai tuntutan kemajuan peradaban,menjadikan adanya kebutuhan alat – alat,sistem,atau pemecah – pemecah masalah yang ampuh,efektif,efisien dan kompetetif.Semuanya terangkum dalam ilmu manajemen yang ampuh.
Sangat banyak alasan mengapa manajemen sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kelompok kerja manusia dalam usaha mencapai tujuanya,antara lain:

1. Manajemen merupakan suatu kekuatan yang mempunyai fungsi sebagai alat pemersatu ,penggerak ,dan pengkoordinir faktor alam ,tenaga dan modal.Lebih tepatnya manajemen menjadi fungsi perencanaan,pengorganisasian,aktualisasi dan kontrol yang efisien,efektif dan kompetitif.

2. Manajemen merupakan suatu sistem kerja yang rasional dalam pencapaian tujuan organisasi.Sistem kerja berarti adanya komponen – komponen aktif dalam manajemen organisasi yang telah ditentukan tugas,hak dan kewajibanya yang terangkum dalam suatu sistem kerja yang saling berkaitan satu sama lain dengan tujuan yang sama untuk mencapai hasil maksimal dan dapat dipertanggungjawabkan .Rasional yakni tujuan yang hendak dicapai adalah sangat mungkin untuk diwujudkan manakala semua prosedur dijalankan dengan baik.

3. Manajemen mempunyai prinsip – prinsip kebenaran universal .Menjunjung tinggi nilai – nilai hakiki dalam proses aktualisasinya.

4. Manajemen merupakan suatu kemampuan /keahlian manusia untuk mengurus suatu kegiatan sehingga dapat mendeteksi ,menyesuikan,serta menghadapi kemungkinan – kemungkinan yang akan terjadi.

5. Manajemen yang “apik”akan menentukan nasib suatu organisasi pada kedudukan yang lebih tinggi dan dihargai,karena merupakan faktor produksi langka yang terus mengalami perkembangan dan diperlukan dalam siklus hidup organisasi.

6. Manajemen merupakan suatu profesi untuk menangani dengan tepat kegiatan suatu usaha atau organisasi.Adanya kekayaan pribadi dan perusahaan,baik swasta maupun pemerintah,membutuhkan pengamanan yang baik untuk kelangsungan hidup.

Jadi,manajemen sangat penting dalam memecahkan masalah – masalah organisasi melalui mekanisme sistem yang dapat dipergunakan.

C. Fungsi Manajemen
Manajemen adalah suatu bentuk kerja.Manajer adalah alat atau operasinal dari manajemen.Manajer dalam melakukan pekerjaanya harus melaksanakan kegiatan – kegiatan tertentu yang dinamakan fungsi – fungsi manajamen ,yang terdiri dari:

a.Planning
Menentukan tujuan – tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat untuk mencapai tujuan – tujuan tersebut.Perencanaan berisi perumusan dari tindakan – tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai maksud dan tujuan yang ditetapkan.Perencanaan harus berdasarkan pada fakta ,data dan keterangan yang konkret .Memerlukan pemikiran lebih,imajinasi dan kesanggupan melihat masa depan serta tindakan – tindakan yang akan dilakukan dalam menghadapi hambatan – hambatan.
Pertanyaan yang akan membantu dalam proses perencanaan adalah :
1.Apakah yang harus dikerjakan(what)?
2.Mengapa direncanakan(why)?
3.Siapa yang harus mengerjakan (who)?
4.Kapan harus dikerjakan(when)?
5.Di mana harus dikerjakan(where)?
6.Bagaimana harus mengerjakanya(how)?
Adapun langkah – langkah pokok perencanaan sebagai berikut:
1.Mengutarakan masalah dengan jelas
2.Mencari informasi yang lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan .
3.Menganalisis dan mengklasifikasi informasi.
4.Memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan – hambatan dengan berbagai kegiatan .
5.Menetapkan rencana – rencana alternatif.
6.Memilih rencana yang diajukan .
7.Mengatur urutan dan waktu rencana itu secara terperinci.
8.Memeriksa rencana yang diajukan .

b.Organizing

Yakni mengelompokan dan menentukan berbagai kegiatan penting(vital/pokok) dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan itu.
Organisasi merupakan wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien untuk mencapai tujuan tertentu dengan kondisi yang lingkungan yang mendukung.

c.Staffing

Meliputi kegiatan menentukan keperluan- keperluan sumber daya manusia,pengarahan ,penyaringan,pelatihan dan pengembangan tenaga kerja.

d.Motivating

Yaitu kegiatan mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan – tujuan .Motivasi adalah fungsi yang merupakan pekerjaan seorang manajer dalam memberikan inspirasi,semangat dan dorongan kepada orang lain untuk bertindak.Motiv adalah suatu dorongan dari dalam diri maupun luar yang memeberikan suatu kekuatan yang sangat besar untuk berbuat sesuatu.Sinergi motivasi multi arah dalam lingkup organisasi yang harus senantiasa dijaga dan dipelihara keberadaanya mengingat keadaan sumber daya manusia yang berubah – ubah.Motivasi menjadi tantangan tersendiri bagi manajemen.
e.Controlling

Mengukur pelaksanaan dengan tujuan – tujuan,menentukan sebab – sebab penyimpangan dan mengambil tindakan – tindakan koreksi dimana perlu.Jenis controlling atau pengawasan dapat ditinjau dari tiga segi yaitu waktu,objek dan subjek.

Cara pelaksanaan pengawasan terdiri dari empat cara ,yakni pengawasan langsung di tempat,melalui laporan lisan,melalui tulisan dan penjagaan khusus.
















BAB 2

PERENCANAAN

A. Definisi Perencanaan

Perencanaan (planning ) adalah fungsi dasar atau fungsi fundamental manajemen,karena organizing ,actualing dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan .Perencanaan dihubungkan masalah “memilih “ artinya memilih tujuan dan cara terbaik dari beberapa alternatife yang ada.

Perencanaan merupakan kumpulan dari banyak keputusan .Planing adalah suatu proses untuk menentukan rencana(plan).Dengan kata lain,perencanaan diproses oleh perencana (planer) dan hasilna adalah rencana.

Adapun para ahli manajemen mendefinisikan perencanaan sebagai berikut.

George R.Tery mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenaai masa depan dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan .

Harold Koonzt dan Cyriil O’Donnel mendefinisikan perencanaan sebagai fungsi seorang manajer memilih tujuan – tujuan ,kebijakan – kebijakan ,prosedur – prosedur ,progam – program dari alternative yang ada.

Louise A.Allen mengartikan perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan .

Billy E.Gots mengatakan bahwa perencanaan adalah pilihan fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatife- alternatife.

Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan pekerjaan mental untuk memilih sasaran ,kebijakan ,prosedur ,dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada maa yangakan datang .

Setiap rencana mempunyai tujuan yang hendak dicapai dan telah ditentukan sebelumnya.

Menurut T.Hani Handoko (1992:84-85) paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana – rencana sebagai berikut.

1. Bidang fungsional ,mencakup rencana produksi ,pemasaran,keuangan dan personalia.Setiap faktor memerlukan perencanaan yang berbeda.

2. Tingakatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan – satuan kerja organisasi .Teknik – teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang bebeda pula.

3. Karakteristik – karakteristik (sifat) recana,meliputi faktor – fakor kompleksitas,fleksibilitas ,kompleksitas,fleksibilitas,keformalan ,kerahasiaan ,biaya,rasionalitas,kuantitatif dan kulaitatif.

4. Waktu menyangkut rencana jangka pendek,menengah dan jangka panjang.

5. Unsur – unsur rencana dalam wujud anggaran ,program,prosedur ,kebijakan dan sebagainya.

B. Empat Tahap Dasar Perencanaan

1. Menetapkan tugas dan tujuan

Tugas dapat diartikan sebagai apa yang harus dilakukan ,sedangkan tujuan merupakan suatu atau nilai yang akan diperoleh. Penetapan tujuan harus dirumuskan dengan jelas melalui penggambaran hasil – hasil yang hendak dicapai diwaktu yang akan datang.
Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.Tujuan harus mengena pada apa yang “harus” dan “tidak harus “ dilakukan.Tujuan juga harus disosialisasikan dengan baik kepada seluruh anggota sebelum laksanakan.

2. Observasi dan analisa
Merumuskan keadaan saat ini dan yang akan datang .Menentukan faktor – faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul ,maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan langkah yang akan dilakukan .

3. Identifikasi segala hambatan/Mengadakan kemungkinan – kemungkinan

Yakni melakukan identifikasi dan pengadaan alternatife – alternatife untuk mengahadapi pelbagai kemungkinan yang akan terjadi.

4. Membuat sintesa

Sintesa yaitu alternatife yang akan dipilih dari kemungkinan – kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan – kemungkinan tersebut.

C. Perencanaan strategic

Wu (1984) mendefinisikan perencanaan stretegik sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi,penerapan tujuan orgnanisasi dan penentuan organisasi – organisasi.Perencanaan strategi sebagai proses penentuan tujuan – tujuan dari organisasi dan strategi – strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi :

1.Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

2.Penetapan tujuan

3.Penentuan strategi


D.Unsur – Unsur Perencanaan

Harus di pahami bahwa perencanaan akan menghadapi faktor – faktor yang tidak pasti dan dapat berubah – ubah sehingga terhadap lingkungan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.

Adapun unsur – unsur perencanaan adalah sebagai berikut.

1. Tujuan

2. Policy

3. Prosedur

4. Progress

5. Program


E.Fungsi Dan Manfaat Perencanaan

Fungsi dan manfaat perencanaan bersamaan dengan perkembangan dunia modern dalam berbagai bentuk organisasi yang ada sangat penting antara lain sebagai berikut.

1. Memuat garis – garis tujuan yang baik yang berjangka pendek,menengah maupun jangka panjang serta cara – cara apa saja yang akan dugunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.

3. Perencanaan merupakan proses yang terus menerus.

4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali

5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

F.Fakor Waktu Perencanaan

Faktor waktu mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap perencanaan sumber – sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan yang efektif

2. Waktu sering diperlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable – variable dan alternatife – alternatife ,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.






BAB 3

ORGANISASI

A. Pengertian Organisasi

Organisai berasal dari bahsa yunani “organon” dan istilah latin “organum” yang berarti alat,bagian,anggota,atau badan.Adapun definsi organisasi menurut para ahli antara lain sebagai berikut.

James D.Mooney,mengatakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama .

Chester I.Barnard mengartikan organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih .

Kedua definisi organisasi di atas memuat garis besar bahwa organisasi merupakan bentuk kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama.


Adapun ciri – cirri organisasi adalah sebagai berikut.

1.Adanya sekelompok orang – orang

2.Antar hubungan terjadi kerjasama yang harmonis,dan

3.kerjasama di dasarkan atas hak dan kewajiban atau tanggung jawab masing – masing orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.


B. Misi dan Tujuan Organisasi

Misi merupakan maksud (khas) unik dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal prodak dan pasar.
Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai pada masa yang akan datang.

Secara umum tujuan organisasi adalah sebagai berikut.

1. Mengatasi terbatasnya kemampuan ,kemauan dan sumber daya yang dimiliki guna mencapai tujuan secara efektif,efisien dan komprehensif .

2. Merupakan wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama – sama untuk mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimilki seseorang dengan berbagai motif yakni,motif presatasi,motif uang ,motif kekuasaan dan motif penghargaan.

3. Organisasi sebagai pedoman kegiatan.Melalui penggambaran hasil – hasil akhir di waktu yangakan datang ,tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha – usaha dan kegiatan – kegiatan para anggota organisasi.

4. Sumber lgitimasi.Tujuan merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran – pembenaran kegiatan – kegiatanya guna meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendaptkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan disekitarnya.

5. Standar pelaksanaan.Bila tujuan telah dinyatakan dengan jelas dan dipahami maka akan memberikan standar langsung bagi penlaian pelaksanaan kegiatan organisasi.

6. Dasar rasional pengorganisasian.Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam dalam kegiatan – kegiatanyang diperlukan untuk mencapai tujuan ,pola penggunaan sumber daya,implementasi berbagai unsur perancangan organisasi yang meliputi pola komunikasi,mekanisme,pengawasan,departementalisasi dan sebagainya.


C.Tipe – Tipe Tujuan


Ada lima tipe tujuan menurut sudut pandang komprehensif dan kepentingan ,yaitu:

1. Tujuan kemasyarakatan (societal goal).Katagori ini berkenaan dengan kelas- kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan – kebutuhan masyarakat.

2. Tujuan keluaran(output goal).Berkenaan dengan jenis – jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi – fungsi komponen ,misalnya barang konsumen,jasa bisnis,pendidikan dan lain lain

3. Tujuan system (system goal) yakni pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi ,atau tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil.

4. Tujuan produk(product goal) aatau lebih jelasnya tujuan karakterisktik produk.Contohnya penekanan pada barang atau jasa yang diproduksi .

5. Tujuan turunan (derived goal) yaitu tujuan digunakan organisasi unutk meletakan kekuasaan dalam pencapaian tujuan – tujuan lain.Misalnya,maksud politik,kebijakan investasi dan lain – lain.



D.Proses Penetapan Tujuan

Proses penetaoan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan tujuan dan nilai – nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organsasi .Ada unsur- unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi untuk menciptakan nilai – nilai tersebut adalah sebagai berikut:

1. Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat bermanfaat paling sedikit sama dengan harganya.

2. Bahwa barang atau jasa dapat memuaskan konsumen atau pelanggan.

3. Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.

4. Bahwa dengan kerja keras dan dukungan dari seluruh sumber daya organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekadar menjaga kelangsungan hidup ,yaitu pertumbuhan dan juga untuk dapat menghasilkan laba atau keuntungan .

5. Bahwa pelayanaan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan.

6. Perusahaan mempunyai konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada karyawan dan para pemegang saham organisasi.


E.Bidang – Bidang Tujuan

Peter Darker mengidentifikasikan secara terperinci delapan bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan .Bidang – bidang tujuan itu antara lain adalah sebagai berikut.

1. Posisi pasar.Bagian pasar yan paling baik dapat ditentukan amalui analisa langganan dan produk atau jasa , segmen pasar atau kelompok yang akan memebeli produk dan jasa serta saluran distrbusi

2. Produktifitas.Prduktifitas atai efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.

3. Sumber daya phisik dan keuangan ,tujuan yang harus di tetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan penyediaan bahan baku.

4. Profitabilitas.Tujuan laba penting untuk mencapai tujan – tujuan lain menyangkut,penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi ,kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan ,dan pengupahan yang dbutuhkan untuk menarik personalia.

5. Inovasi.Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif ,walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko ,tetapi juga mempunyai kemungkinan hasil yang tinggi.

6. Prestasi dan pengembangan manajer.Organisasi perlu mempertimbangkan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan pada manajer dari berbagai tingkatan .

7. Prestasi dan sikap karyawan Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin disetiap organisasi.

8. Tanggung jawab sosial dan publik.Tujuan – tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menengani boikot public ,kegiatan hokum ,kegiatan pemerintah dan kelompok – kelompok yang berkepentingan .

F. Manajemen By Objectif

Manajemen by objective atau sering disingkat MBO adalah manajemen dengan sistem pelaksanaanya menitik beratkan spesifikasi sasaran dan penetapan kualitas hasil (output) yang harus dicapai.
Sepertihalnya proses manajemen yang lain,seperti manajemen berdasarkan sasaran,menejemen berdasaran hasil,manajemen by objective(MBO) juga memilki proses yang sama dengan manajemen yang lain .Hanya penamaanya saja yang berbeda.Aktualisanya adalah proses partisipasif seluruh manajemen dengan alat ukur hasil.
MBO mengembangkan hubungan antar fungsi perencanaan,pengawasan.MBO,sebagai pelaksananya.Jadi,MBO dapat diartikan sebagai kegiatan penetapan tujuan – tujuan umum oleh para manejer dan bawahan yang bekerja sama ,menentukan tanggungjawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil – hasil yang dapat diukur yang diharapkan ,dan penggunaan ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan kerja serta penilaian sumbangan masing – masing anggota.
Adapun urutan langkah – langkah yang diambil dalam pelaksanaan sistem ini adalah sebagai berikut:
1.Jumlah hasil yang dicapai
2.metode yang dipakai
3.waktu pelaksanaan dan waktu berakhirnya suatu pekerjaan
4.fasilitas,dana,sarana,dan wewenang
5.personel pelaksanaan dan pembagian tugas
6.penilaian dari apa yang dicapai
MBO memilki kelebihan dan kekurangan .Kelebihan MBO antara lain sebagai berikut.
a.Program MBO yang efektif menjadikan manajer dan jajaranya pada tiap tingkatan memiliki komitmen pada program terhadap pencapaian tujuan – tujuan pribadi,organisasi serta peoses MBO itu sendiri.
b.Komunikasi efektif penetapan tujuan dari manajemen tingkat atas pada manajemen yang ada di bawahnya.
c.MBO yang efektif mejadikan setiap manajer dan bawahanya merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.Maksud dari penetapan tujuan pada setiap tingkatan adalah untuk membantu karyawan memahami secara jelas apa yang diharapkan dapat tercapai .Tujuan setiap individu harus dikonsultasikan antara individu dan atasnya.
Sedangkan kekurangan atau kelemahan MBO adalah sebagi berikut.
Partisipasi yang tidak terkontrol .Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat berfariasi.Pada satu sisi ekstrim bawahan mungkin berpaartisipasinya hanya dengan kehadiranya ketika ditetapkan tujuan oleh manajemen.Pada sisi ekstrim lain bawahan akan bebas untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan metode pencapaianya.

Manajer akan menghadapi pelbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi,maka manajer perlu memperhatikan unsur – unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO,antara lain sebagai berikut.
a.Mendidik dan melatih manajer.Agar MBO sukses,manajer harus memahami dan mempunyai kemampuan yang sesuai.Mereka harus dididik tentang prosedur dan kebaikan – kebaikan sistem serta ketrampilan – ketrampilan yang diperlukan.
b.Merumuskan tujuan secara jelas.Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami,serta akan digunakan untuk mengevaluasi prestasi.
c.Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.Manajemen puncak harus melakukan usaha – usaha bersama untuk menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.
d.Membuat umpan balik efektif.Penetapan tujuan bukan merupakan suatu insentif atau formula yang memadai,peninjauan kembali secara umum dan umpan balik atas hasil – hasil tetap perlu.
e.Mendorong partisipasi dan kepercayaan pada seluruh tingkatan manajemen.Manajer harus bersedia melepaskan pelbagai pengawasan langsung terhadap bawahan dan mendorong bawahan untuk mengambil peranan lebih aktif dalam perumusan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.








BAB 4

PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving).

A. Pengertian Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambilan keputusan (decision maker) yang hasilnya keputusan (decision).
Adapun definisi pengambilan keputusan menurut para ahli antara lain sabagai berikut.
G. R. Terry
Pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai “pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”.
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel
Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak—adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

Theo Haiman
Inti dari semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat keputusan sebagai suatu cara bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti penempatan untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah.

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan
Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aktifitas-aktifitas pada masa yang akan datang.


Chester I. Barnard
Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dan dalam gambaran proses keputusan ini secara relative dan dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting dari pada kepentingan perorangan.

B. Macam-Macam Keputusan
a. Keputusan Auto Generated

Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperhatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi.
b. Keputusan Induced

Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.

Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya. Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikan
• keputusan dapat diambil secara cepat
• penanggungjawab keputusan itu jelas
• biaya pengambilan keputusan relative kecil
• kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan
keburukan
• Keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
• Prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
• Realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
• Pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin.

Group decision, keputusan itu ditetapkan oleh para anggota grup, baik atas hasil mufakat dan musyawarah, maupun atas voting. Dalam proses pengambilan keputusan anggota grup ikut berperan aktif membicarakan tujuan dari “keputusan, resiko, dan dampak keputusan serta ikut menetapkan keputusan tersebut”.
Kebaikannya:
• Keputusan relatif lebih baik, logis, ideal, sebab merupakan hasil pemikiran dari beberapa orang
• Kecenderungan untuk bertindak otoriter dapat dihindarkan
• Kerjasama relative akan dapat ditingkatkan diantara sesama anggota grup
• Resiko dan dampak negative dari keputusan semakin kecil
• Pembinaan para annggota grup akan lebih baik
Keburukannya:
• Pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele
• Biaya pengambilan keputusan relative lebih banyak
• Penanggungjawab keputusan kurang jelas
• Minoritas kadang-kadang terpaksa menyetujui keputusan karena kalah suara

Group decision ini hanya dapat ditetapkan dalam organisasi komite dan dalam pimpinan presidium saja, dimana para anggota mempunyai hak suara yang sama, misalnya dalam MPR, DPR, dan Koperasi.

C. Basis Pengambilan Keputusan
Basis pengambilan keputusan (decision making) yang dilakukan oleh manajer (decision maker) biasanya didasarkan atas:
1. Keyakinan
2. Intuisi
3. Fakta-fakta
4. Pengalaman
5. kekuasaan

Keyakinan; manajer (decision maker) dalam pengambilan keputusan (decision making)-nya didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan” (decision) inilah yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan eksternal serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.
Intuisi; manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas suara hati (intuisi)-nya, bersifat ilham dan perasaan-perasaan (good feeling)-nya. Sasaran-sasaran, pengaruih, preferensi, dan psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting. Disini ilmu subjektif sangat vital. Pengambilan keputusan secara intuitif ini sacara tidak sadar dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis, dan senantiasa bertanya tentang situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-problem sulit. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja.
Fakta-fakta pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh kemampuan imajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan. Keputusan (decision) yang ditetapkan berdasarkan fakta-fakta ini relative baik, logis, rasional, dan dapat dipertanggungjawabkan serta bisa diterapkan pada setiap situasi dan kondisi.
Pengalaman; manajer dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan pengalaman pihak-pihak lain. Pengalaman sangat berharga, memberikan petunjuk-petunjuk dan memberikan jawaban atas pertanyaan “apa yang harus dilakukan dalam situasi dan kondisi ini?”
Kekuasaan; decision maker dalam pengambilan keputusan (decision maker) harus berpedoman atas kekuasaan (autority) yang dimilikinya, supaya keputusan (decision) itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan autority merupakan dasar hukum untuk bertindak dan berbuat sesuatu.

D.Teknik-Teknik Pengambilan Keputusan
Manajer dalam pengambilan keputusan dapat melakukannya dengan tehnik-tehnik :
1. Operation riset; yaitu dengan menggunakan metode-metode scientific (yang meliputi tehnik-tehnik matematis) dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu—penerapan tehnik ini adalah usaha inventarisasi.
2. Linear programming; yaitu dengan menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga factor analysis.
3. Gaming war games; yaitu dengan teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.
4. Probability; yaitu dengan teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan diperhitungkan.
5. Ranking and statistical weighting; yaitu dengan cara :
 Melokalisasi berbagai factor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir.
 Menimbang factor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup didalam setiap alternative.
Scientific management adalah suatu cara yang berupa pemeriksaan dan analisis yang logis, yang mengarah kepada keputusan yang efektif.
Prosedur pengambilan keputusan berdasarkan scientific management menurut pendapat :

Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan
Decision maker (manajer) harus mengetahui secara jelas masalah (problem) yang akan diputuskan dengan merumuskan dan menganalisisnya secara cermat.
 Mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang ada relevansinya dengan masalah yang akan diputuskan.
 Mengevaluasi dan menganalisis data, informasi, dan fakta yang telah dikumpulkan.
 Menetapkan sejumlah alternative keputusan yang akan diambil.
 Mengembangkan dan mengimplementasikan alternative pilihan yang ada.
 Memilih keputusan yang terbaik dari alternatife-alternatif itu.
 Menetapkan suatu keputusan, menjadi tindakan yang paling efektif dan efesien.
 Keputusan harus diinformasikan untuk ditaati dan dilaksanakan menjadi tindakan nyata dan mengikat bagi semua karyawan.


G. R. Terry
1. Merumuskan problem yang bersangkutan
2. Menganalisis problem tersebut.
3. Menetapkan sejumlah alternative.
4. Mengevaluasi masing-masing alternative.
5. Memilih alternative yang akan menjadi keputusan dan yang akan dilaksanakan.



Peter F. Drucker
1. Menetapkan masalah.
2. Menganalisis masalah.
3. Mengembangkan alternative-alternatif pilihan.
4. Mengambil keputusan yang tepat.
5. Mengambil keputusan menjadi tindakan yang efektif.

Prosedur pengambilan keputusan harus dilakukan dengan baik dan cermat, supaya resiko keputusan itu relative kecil. Harus dihayati bahwa setiap keputusan selalu menghadapi resiko, dan resiko ini menjadi tanggung jawab decision maker.

Aspek-aspek pengambilan keputusan, yaitu :
1) Pribadi dan kepribadian decision maker
2) Sifat masalah yang dihadapi.
3) Pandangan dan kecakapan factual decision maker terhadap masalah yang dihadapi.
4) Kondisi institusional (lembaga) bersangkutan.
5) Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.

Faktor-faktor penolong pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :
1) Harus diperhatikan emosi dan aturan-aturan,baik yang tangibles maupun intangibles
2) Setiap keputusan harus mendorong tercapainya tujuan
3) Suatu keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak
4) Hanya ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik
5) Pengambilan keputusan adalah mental action dan harus di transfer ke dalam physical action
6) Pengambilan keputusan yang efektip memerlukan waktu,dana,data informasi dan fakta yang cukup
7) Membuat keputusan dalam prakteknya,membutuhkan kecakapan, pengalaman, dan imajinasi
8) Pengambilan keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas
9) Setiap keputusan harus dilaksanakan

1. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan

Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan dapat bersifat resmi dengan pembuata kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembutan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lain nya
.
2. Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Teknik dan peraatan kuantitatif pembutan keputusan dikenal dengan nama teknik manajmen science dan oprations research. Reset opersi mengambarkan, memahami dan memperkirakan prilaku dan sistem kelompok dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan iformasi yang akurat.

3. Ciri-ciri riset operasi
1) Memberikan Informasi langsung kepada manajer dalam membuat keputusan.
2) Digunakan pendekatan ilmiah dalam pemecahan masalah yang meliputi perumusan masalah pemahaman perilaku sistem masalah dan pengembangan berbagai penyelesaian yang mungkin diselesaikan.
3) Menyederhanakan unsur-unsur masalah yang komplek menjadi Permasalah metematika untuk menyusun modal
4) Memberi efektifitas ekonomis dalam betuk penghematan
5) Perlunya bantuan komputer dalam menyelelesaikan masalah
6) Diperlukan nya suatu tim dalam penyelesain maasalah yang komplek
7) Mempertimbangkan apa yang paling baik bagi organisasi secara keseluruhan.

4. Tahap-tahap pendekatan riset operasi
 Diagnosa masalah, dengan mengetahui unsur-unsur masalah yang dihadapi.
 Perumusan masalah, pembuatan fungsi matematika dengan menentukan kriteria yang diperlukan seerta aspek-aspek yang ada didalam dan diluar kendali manager.
 Pembuatan modal, dengan melakukan pengujian berbagai kemungkinan dengan model matematika yang mengabung kan unsur-unur masalah
 Analisa model, mengolah unsur-unsur masalah dengan batuan komputer agar didapat nilai nilai yang baik bagi pencapain tujuan.
 Implemantasi penemuan, dengan menyerahkan agar manajer menerapkan hasil perhitungan riset oprasi.

5. Kebaikan dan keterbatasan penggunaan riset oprasi


Kebaikan Keterbatasan
1. Memungkin memerincikan masalah yang komplek dan bersekala besar menjadi bagian yang lebih kecil sehingga mempermudah untuk diagnosa dan dianalisa.
2. Para peneliti harus mengikuti prosedur logis dan sistematis untuk menghasilkan keputusan yang baik.






3. Teknik riset yang digunakan membatu penelitian alternatif dalam mengambil keputusan 1. Riset ini terlalu mahal dan memakan waktu lama, karena bayak jenis masalah sehinggga perlu adanya kalkulais dalam biaya.

2. Riset operasi tidak dapat diterpakan secara efektif dalam banyak situsai, terlalu komplek masalah untuk dipecahkan dengan dengan peralatan metematika. Kebijakan intutif manajer masih diperlukan untuk masalah dan situsai yang kritis.
3. keslah dalam angapan suatu masalah karena adanya pengebeian dalam satu variabel sehingga riset oprasi manjadi mudah untuk menjadi teknik-teknik yang terpisah satu sama lain dari kenyataan yang ada.



Menurut Wagner agar riset operasi berguna harus memiliki 8 unsur :
1) Adanya undangan dari manajer puncak untuk manajem bawah program riset oprasi memberikan pemenuhan kebutuhan organisasi secar keseluruhan
2) Tanggungjawab menjadi atasan keberhsilan suatu proyek riset oprasi
3) Partisipasi manajer dalam menetap kan tujuan
4) Pengguna kebijakan manajerial untuk menghindarkan program berjalan dijalur yang salah
5) Pengguna data secar cepat sehingga mempependek riset operasi dan membuatnyalebih berguna.
6) Hindarkan aspek-aspek teknis mendomiasi agar lebih bernilai terutama terhadap bagaimana perilaku orang mempengaruhi dan dipengarui oleh penyelasain yang disarankan.
7) Persiapan untuk kesulitan awal yang dihadapi dalam memecahkan masalah pertma kali, sehingga sistem tidak terganggu
8) Hasil analiasa dan diagnosa riset operasi harus disimpan secra aman dan akurat.
























BAB 5

PENGORGANISASIAN

A. Pengertian Organisasi

Organisasi merupakan wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas – tugasnya serta memberikan kondisi lngkungan tertentu untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian merupakan sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan.
Hal pokok yang perlu diperhatikan dari pengorganisasian :
1. Menentukan arah dan sasaran satuan organisasi,
2. Menganalisa beban kerja masing – masing satuan organisasi
3. Membuat job description ( uraian pekerjaan )
4.Menentukan seseorang atau karyawan yang berdasarkan atas pertimbangan arah dan sasaran, beban kerja, dan urian kerja dari masing-masing satuan organisasi.
B. Teori Organisasi
Adapun teori organisasi yang juga merupakan pedoman atau prisnsip – prisnsip yang harus ada dalam organisasi antara lain sebagai berikut.
1.Perumusan tujuan organisasi dengan jelas
2.Pembagian kerja
3.Kontinuitas dan Fleksibilitas
4.Delegasi wewenang dan tanggung jawab harus jelas dan seimbang
5.Unity of direction atau kesatuan arah
6.Unity of command atau kesatuan komando
7.Span of control atau rentang kesatuan
8.Tingkat –tingkat pekerjaan atau Emlpoyment hirearki
9.Prinsip organisasi

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan – hubungan diantara fungsi – fungsi atau orang – orang yang menunjukan kedudukan ,tugas ,wewengan dan tanggung jawab yang berbeda – beda dalam organisasi .

Adapaun faktor – faktor yang menenentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut.
1.Strategi organisasi untuk mencapai tujuan .
2.Teknologi yang digunakan
3.Anggota dan orang – orang yang terlobat dalam organisasi.
4.Ukuran organisasi.

Selain faktor – faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi ,ada pula unsur – unsur struktur organisasi yakni.
1.Spesialisasi kegiatan
2.Standarisasi kegiatan
3.Koordinasi kegiatan
4.Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5.Ukuran satuan kegiatan

D. Bentuk – Bentuk Organisasi

Berdasakan jumlah pemegang pimpinan organisasi dapat dibedakan sebagaimana berikut.

1.Bentuk Tunggal
Yakni pucuk pimpinan berada dalam satu tangan orang ,semua keuasaan dan tugas pekerjaan bersumber pada pimpinan .

2.Bentuk Komisi
Suatu organisasi yang pemimpinya berupa sebuah dewan yang terdiri atas beberapa orang ,semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan itu sebagai satu kesatuan dan keputusan diambil oelh beberapa orang sebagai suatu keseluruhan dalam menjalankan pimpinan organisasi.

3.Bentuk Line
Disebut juga bentuk organisasi hirearki .Pada organisasi bentuk ini kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pemimpin sampai ke bawah ,yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan organisasi.

4.Bentuk staf
Bentuk organisasi staf atau fungsional mengandung pengertian bahwa kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan keahlianya.

5.Bentuk gabungan antara staf dan line
Bentuk organisasi ini menyatukan hal – hal yang baik dalam bentuk lurus dan staf,saluran perintah dan tanggung jawab mengenai tugas pokok organisasi yang berasangkutan sehingga kesederhanaan dan ketegasan serta pembagian tugas pekerjaan dapat terjamin.

6.Bentuk organisasi sirem panitia

5. Departementasi

Merupakan proses penentuan cara bagamana kegiatan yang dikelompokan.
Adapun bentuk – bentuk departementasi adalah sebagai berikut.

1.Departementai Fungsional
Depatementasi fungsional mengelompokan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.Kebaikan utama departemen fungsional ini adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi – fungsi utama menciptakan efisiensi melalui spesialisasi ,memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai menejemen ke puncak lebih ketat terhadap fungsi – fungsi.Sedangkan kelemahan adalah memungkinkan adanya konflik antar fungsi.

2.Departementalisasi Divisional
Organisasi divisional meliputi pembagian divisi produk,wilayah ,langganan dan proses atau peralatan.Setiap divisi mempunyai tugas dan tanggungjawab yang teah ditentukan .Kebaikan struktur organisasi divisional ini adalah mempu meletakan koosrdinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat , lebih dekat dan mudah melakukan pengembangan dan implementasi strategi pada lingkuagan divis masing – masing,serta menjadi latihan yang baik gabi para manajer strategic.Sedangan kelemahan struktur divisional ini adalah memungkinkan adanya duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu serta dapat menimbulkan tidak konsistenya kebijakan antara divisi – divisi.

3.Organisasi proyek dan matriks
Merupakan bentuk organisasi deparetementalisasi campuran (hybridndesign) yang tersusun dari satu atau lebih tipe – tipe departementalsasi lainya.Struktur proyek dalam matriks bermaksud untuk emngkombinasikan kebaikan – kebaikan kedua tipe design fungsional dan divisional dengan menghindari kekurangan- kekurangan.

Kebaikan organisasi matrisk antara lain memaksimumkan efisiensi penggunaaan manajer – manajer fungsional,membebaskan manajamen puncak untuk perencanaan ,mentrimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam – macam dengan orientasi proyek.
Sedangkan kelemahan organisasi matriks adalah memungkinkan timbul risiko perasaan anarki ,sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical ,memerlukan keterampilan lebih banyak antar pribadi dan mahal unutk diimplementasikan.




BAB 6

KOORDINASI


A. Pengertian Koordinasi

Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu. Di dalam administrasi, koordinasi bersangkutpaut dengan penyerasian serta penyatuan tindakan dari sekelompok orang (William H. Newman).

Koordinasi adalah penyerasian yang teratur usaha-usaha untuk menyiapkan jumlah yang cocok menurut mestinya, waktu dan pengarahan pelaksanaan hingga menghasilkan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang telah ditentukan. (george R. Terry).

Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner).

Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD).


B. Kebutuhan akan koordinasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan antar satuan-satuan pelaksana. Bila tugas tersebut memerlukan aliran informasi antar satuan, derajat komunikasi adalah yang paling baik. Derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan serta lingkungan yang selalu berubah. Begitu juga organisasi yang memiliki tujuan yang tinggi, akan memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi pula.
Untuk mencapai koordinasi yang efektif perlu adanya peningkatan spesialisasi.Semakin besar tingkat spesialisasi, akan semakin sulit bagi para manajer untuk melakukan koordinasi. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe pebedaan dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif yaitu:

1.Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2.Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah waktu jangka panjang.

3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

C. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, akan semakin membutuhkan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif yaitu :

Teknik-teknik manajemen dasar Meningkatkan koordinasi potensial Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Aturan dan prosedur
Hirarki menjerial
Penetapan tujuan dan rencana Investasi dalam system informasi
Membangun hubungan-hubungan kesamping Menciptakan sumber daya tambahan
Menciptakan tugas-tugas yang berdiri sendiri
Tabel. Tiga pendekatan untuk koordinasi yang efektif

Mekanisme pengkoordinasian dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut.

1.Hirarki manajerial. Ini menyangkut rantai perintah, aliran informasi dan kerja, hubungan tanggung jawab yang jelas dapat menumbuhkan ingritas bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, seingga dapat juga dijadikan sebagai alat yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan.

3.Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadapat sasaran yang ingin dicapai.

D.Meningkatkan Koordinasi Potensial

Koordinasi potensial dibagi mennjadi dua cara yakni secara Vertikal dan Horizontal
.
System informasi Vertikal,merupakan perlatan dimana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.

Hubungan-hubungan literal (Horizontal),merupakan pembuatan keputusan pada hirakari dimana informasi yang dibutuhkan berada. Ada beberapa hubungan literal antara lain sebagai berikut :
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.Peranan pernghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.Pantia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.Pengintegrasian peranan-peranan, bila suatu produk atau jasa memerlukan perhatian khusus dan terus menerus, maka seorang manajer hendaknya mengintegrasikannya.Peranan penghubung manajerial, hal ini diperlukan bila pengintegrasian yang dilakukan tidak efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

















BAB 7

Wewenang ,Delegasi Dan Desentralisasi


A. Pengertian wewenang, Kekuasaan dan Pengaruh
a. Wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang yaitu :
• Teori Formal (Pandangan klasik) : wewenang adalah dianugrahkan ; wewenang ada karena seseorang diberikan atau dilimpahkan hal tersebut.
• Teori Penerimaan (acceptance theory of authority) : berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.
Jadi, wewenang itu ada atau tidak tergantung pada penerima ( reciver). Yang memutuskan untuk menerima atau menolak. Chester Barnard menyatakan ”Bila suatu komunikasi direktif diterima seseorang kepada siapa hal itu ditujukan wewenang untuknya tercipta atau ditegaskan”.
 4 kondisi seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan secara simultan (Barnard) :
a. Dia dapat memahami komunikasi tersebut
b. Pada saat keputusannya dibuat dia percaya bahwa hal itu tidak menyimpang dari tujuan organisasi.
c. Dia yakin bahwa hal itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan
d. Dia mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya.
Barnard menyebut kondisi kerjasama dimana ada penerimaan wewenang dengan sebutan ”Zona Of Indifference” dan Herbert A. Simon menyebut dengan ”Area Of Acceptance”.
Untuk mengikuti efektif Manager sangat tergantung pada penerimaan wewenangnya oleh para bawahan.


b. Kekuasaan
Menurut Sukanto R & T Hani Handoko Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau sebaliknya akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Menurut Amitai Etzioni ”Seorang pemimpin dapat mempengaruhi prilaku adalah hasil dari kekuasaan posisi (kedudukan atau jabatan) atau kekuasaan pribadi atau kombinasi dari keduanya.
 Kekuasaan posisi (position Power) yaitu kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu itu dan akan didapatkan dari wewenang formal suatu organisasi. Besarnya kekuasaan itu tergantung seberapa besar wewenang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut.
 Kekuasaan Pribadi (Personal Power) didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada seorang pemimpin.
b.1 Sumber-sumber kekuasaan manajerial
1. Kekuasaan balas jasa (Reward Power) berasal dari jumlah balas jasa positif yang diberikan kepada pihak penerima untuk melakukan perintah atau persyaratan lainnya. Exemple : (Uang, perlindungan, perkembangan karier dll)
2. Kekuasaan paksaan (coercive power) berdasarkan dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman akan diterimanya akan diterima bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan. Ecemple : (dipecat, ditegur dll).
3. Kekuasaan sah (Legitimate power) berkembang dari nilai-nilai intern yang mengemukakan bahwa seorang pemimpin mempunyai hak sah untuk mempengaruhi bawahan.
4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power) berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya dan digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan (Referent power) identifikasi orang-orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pimpinan itu sebagai panutan atau simbol. Faktor-faktornya adalah karisma pribadi, keberanian, simpatik dll.
6. Kekuasaan ahli (expert power) hasil dari keahlian atau ilmu pengetahuan seorang pemimpin dalam bidangnya, dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.


Keluasan wewenang dan kekuasaan berarti semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik atau batasan-batasan tertentu pada wewenanganya.
Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan
Internal Eksternal
- Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi
- Anggaran (budget)
- Kebijaksanaan, peraturan dan prosedur
- Deskripsi jabatan - Undang-undang dan peraturan pemerintah
- Perjanjian kerja kolektif
- Perjanjian dengan dealer, suplier dan pelanggan

b.2 Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang manager untuk mendelegasikan tugas atau fungsi tertentu.
Akuntabilitas (Accountability) adalah berkenaan dengan kenyataan bahwa bawahan akan selalu diminta pertanggungjawabannya atas pemenuhan tanggungjawab yang dilimpahkan kepadanya serta merupakan faktor di luar individu dan perasaan pribadinya.

b.3 Persamaan wewenang dan tanggungjawab
Salah satu prinsip organisasi penting adalah bahwa individu-individu seharusnya diberi wewenang untuk melaksanakan tanggungjawabnya. Contoh ” bila tanggunjawab seorang manajer adalah mempertahankan kapasitas tertentu, maka dia harus diberi kebebasan secukupnya untuk membuat keputusan-keputusan yang mempengaruhi kapasitas produksi.
Persamaan wewenang dan tanggunjawab adalah baik dalam teori tetapi sukar dicapai serta sama dalam jangka panjang (in the long run). Dalam jangka pendek (in the sort run), bagaimanapun juga tanggungjawab seorang manajer hampir selalu lebih besar dari wewenangnya karena ini merupakan ciri delegasi.

c. Pengaruh
Pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok dibujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.
Pengaruh dapat dimbul karena status jabatan, kekuasaan mengawasi dan menghukum, pemilikan informasi lebih lengkap ataupun penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
Proses pengaruh tergantung pada 3 unsur yaitu :
- Pihak yang mempengaruhi
- Metode mempengaruhi
- Pihak yang dipengaruhi

B.Struktur lini dan staf
a. Organisasi Lini
Semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi dasar yang harus di laksanakan. Contoh organisasi perusahaan biasanya paling sedikit mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Produksi (manufuctoring atau operasi)
2. Pemasaran (penjualan)
3. Keuangan
Fungsi dasar tersebut dilaksanakan oleh semua organisasi. baik manufactur, pedagang eceran perusahaan jasa, maupun organisasi “non profil”. Fungsi ini biasanya disusun dalam suatu organisasi lini dimana rantai pemerintah adalah jelas dan mengalir kebawah melalui tingkatan tingkatan menejerial.

Gambar Struktur Organisasi Lini





b. Organisasi Lini Dan Staf
Staf merupakan individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya bemberikan sarana dan pelayanan kepada fungsi ini .karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlihat dalam kegiatan utama organisai atau departemen.
Gambar Organisasi Lini Dan Staf

















Dalam organisasi lini dan staf ,dimana posisi staf ditambahkan untuk memberikan sarana dan pelayanan departemen lini dan membantu mereka mencapai tujuan organisasi dengan lebih efektif.
Ada dua tipe staf yaitu:
1. Staf pribadi (personal staf) yaitu dibentuk untuk memberikan sarana, bantuan dan jasa kepada seorang manajer (individual). Staf pribadi kadang kadang disebut sebagai ”asisten”.
2. Staf Spesialis memberikan sarana, konsultasi, bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Disebut staf spesialis karena fungsinya sempit dan membutuhkan keahlian khusus .
Staf spesialis mencakup
• Spesialis pembelian
• Spesialis hukum
• Pemeliharaan

C.Wewenang lini,staf dan fungsional
a. Pengertian Wewenang Lini, Staf dan Fungsional
1. Wewenang Lini (Line Authority)
Wewenang lini adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
2. Wewenang staf (Staff Authority)
Wewenang staf adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya.
Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
a) Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
b) Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
c) Punya semangat kerja sama yang ramah
d) Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan.
e) Kesederhanaan
f) Kemauan baik dan optimis

3. Wewenang Staf Fungsional (Functional Staff Authority)
Wewenang staf fungsional adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

b. Sumber Konflik Lini – Staf
Beberapa faktor dapat menimbulkan berbagai konflik di antara departemen dan orang-orang lini dan staf. Faktor-faktor tersebut meliputi :
1. Perbedaan umur dan pendidikan, dimana staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.
2. Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah spesialis, hal ini menimbulkan kejadian-kejadian sebagai berikut :
a) Karena staf sangat spesialis. Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti orang lini.
b) Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan dalam tugasnya
3. Perbedaan sikap yang tercermin dalam:
a) Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.
b) Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasannya, orang lini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah.
c) Orang staf merasa di bawah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.
4. Perbedaan posisi, untuk menghapus konflik-konflik tersebut manajemen puncak harus secara jelas menyampaikan delegasi departement staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaan mereka adalah not sell not to tell.

D.Delegasi wewenang
1. Pengertian Delegasi Wewenang
Delegasi adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah Proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan yaitu :
a) Pendelegasi menetapkan dan memberitahukan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
b) Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.
c) Penerimaan delegasi, baik implicit atau eksplisit menimbulkan kewajiban atau tanggungjawab.
d) Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

2. Alasan-Alasan Pendelegasian
a) Agar organisasi berfungsi lebih efisien
b) Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
c) Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.

3. Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi efektif adalah:

1. Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c. Kepada siapa dia bertanggung jawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:
a) Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penanggung jawabnya
b) Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.
c) Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command)
Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an banyaknya tugas dari atasan lain.
a) Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas
Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
 Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
 Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.
 Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang

4. Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:
a) Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang tinggi.
b) Memberikan kepuutsan yang lebih baik.
c) Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.
d) Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif.

5. Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:
a) Keengganan mendelegasikan wewenang.
b) Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

6. Syarat untuk delegasi yang efektif :
 Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
 Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
 Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.
Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan delegasi dengan efektif:
1. Tetapkan tujuan
Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang
Bawahan harus diberi informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggungjawabkan dan bagian dari sumber daya – sumber daya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya.
3. Berikan motivasi kepada bawahan
Manager dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitive.
4. Meminta penyelesaian kerja
Manager memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan sedangkan bawahana harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5. Berikan latihan
Manager perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yang memadai
Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manager tidak perlu menghabiskan dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.




E.Sentralisasi dan desentralisasi
1. Pengertian Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Faktor penting lainnya yang menentukan efektifitas organisasi adalah derajat sentralisasi atau desentralisasi wewenang.
2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Derajat Desentralisasi
Penentuan derajat desentralisasi sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :
d. Filsafat manajemen
Banyak manjer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Ini dapat mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.
e. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer puncak saja. Tingkat pertumbuhan yang semakin cepat akan memaksa manajemen meningkatkan delegasi wewenangnya.

f. Strategi dan lingkungan organisasi
Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi dan persaingan yang harus dihadapinya. Faktor ini selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi.
g. Penyebaran geografis organisasi
Pada umunya, semakin menyebar satuan-satuan organisasi secara geografis, organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.
h. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
Organisasi yang kekurangan peralatan-peralatan efektif untuk melakukan pengawasan satuan-satuan tingkat bawah akan cenderung melakukan sentralisasi bila manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya.
i. Kualitas manajer
Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas karena mereka harus memuat keputusan sendiri.
j. Keanekaragaman produk dan jasa
Makin beraneka ragam produk atau jasa yang ditawarkan, organisasi cenderung melakukan desentralisasi dan sebaliknya semakin beranekaragam lebih cenderung sentralisasi.
k. Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya





BAB 8

Manajemen Personalia

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.

A.Proses Penyusunan Personalia
Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
1. Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
2. Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
5. Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan - tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.
8. Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.

1.Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :
1. Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.
2. Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.




2.Penarikan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

3.Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

4.Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit.
Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.
Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:

1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi
8. Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang berpengaruh terhadap prestasi karyawan, diantaranya adalah:
1. Latar belakang pribadi (pendidikan dan pengalaman kerja sebagai pembuktian seseorang pada masa lalu)
2. Bakat dan minat (memperkirakan minat dan kapasitas seseorang)
3. Sikap dan kebutuhan (memperkirakan tanggung jawab dan wewenang)
4. Kemampuan- kemampuan analitis dan manipulatif (mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalaisaan)
5. Ketrampilan dan kemampuan teknik (menilai kemampuan dalam pelaksanaan teknik pekerjaan)
6. Kesehatan, tenaga dan stamina (melihat kondisi fisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan)




5.Orientasi Karyawan Baru
Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan adaptasi karyawan baru terhadap organisasi. Proses tersebut merupakan proses yang penting karena pekerjaan baru itu sulit dan penyebab frustasi bagi karyawan baru Mungkin karyawan tersebut memenuhi syarat, tapi situasi baru itu berbeda dan asing ,proses orientasi yang buruk dapat menghilangkan atensi. Sekitar separuuh perputaran tenaga kerja terjadi selama periode pembayaran pertama.

6.Latihan dan Pengembangan Karyawan
Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Hal itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif.
Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal.
Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah organisasi harus mengeluarkan biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan.
Hasil dari pengembangan adalah meningkatkan kepuasan kerja karyawan, karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja. Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan.
7.Metoda – Metoda Latihan dan Pengembangan
Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan konsep ‘on the job’ dan ‘off the job’.
• Metoda ‘on the job’ (yang biasa digunakan)
1. Coaching (atasan memberi arahan pada bawahan dalam pekerjaan rutin mereka)
2. Planned progression (pemindahan karyawan dalam saluran yang ditentukan melalui tingkatan organisasi yang berbeda)
3. Rotasi jabatan ( pemindahan karyawan melalui jabatan - jabatan yang bervariasi)
4. Penugasan sementara (bawahan ditetapkan pada posisi manajemen tertentu dengan jangka waktu yang ditetapkan)
5. Sistem penilaian prestasi formal
Banyak perusahaan besar memperoleh manfaat dengan program pengembangan ‘on the job’. Adapun pengembangan ‘off the job’ dilakukan dengan cara:
1. Program – program pengembangan ekslusif (para manajer berpartisipasi dalam program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya)
2. Latihan laboratorium (seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan, dsb.)
3. Pengembangan organisasi (mengutamakan tentang perubahan, pertumbuhan dan pengembangan total organisasi)


8.Pemberian Kompensasi Pada Karyawan
Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan datang.
Upah merupakan suatu nilai ukuran di antara para karyawan, keluarga dan masyarakat . Tingkat pendapatan karyawan akan menetukan skala kehidupan dan pendapatan relatif menunjukkan status, martabat dan harga dirinya.
Jumlah pembayaran pada karyawan dalam bentuk pengupahan dan semacamnya merupakan komponen biaya yang paling besar dan penting. Pendapatan karyawan adalah bagian terbesar dari daya beli yang dipakai untuk membeli barang dan jasa hasil produksi perusahaan.
Prinsip keadilan berlaku dalam pemberian kompensasi, karyawan biasanya menilai keadilan dengan membandingkan miliknya dengan rekan yang lain. Adil atau tidak tergantung pada cara pandang mereka terhadap nominal, sebagian besar ketidakpuasan disebabkan adanya ‘gap’ pembayaran di antara jabatan dan individu.
Umumnya karyawan menerima perbedaan yang berdasarkan tanggung jawab, pengetahuan, kemampuan, produktivitas, atau kegiatan manajerial. Perbedaan upah yang dilarang hukum antara lain, perbedaan ras, etnis, jenis kelamin,dan lain – lain.

9.Penetuan Kompensasi
Tiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :
1. Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)
2. Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)
3. Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing)
Bentuk – bentuk Pembayaran
Banyak cara untuk menggaji karyawan berdasarkan jam kerja, contoh, (pada akhir minggu, ini disebut upah harian), ada juga karyawan yang dibayar setiap minggu, bulan atau tahun. Untuk bagian produksi dan pemasaran dapat juga berupa upah insentif atau pembagian laba, dimana karyawan menerima beberapa persen dari keuntungan perusahaan.
Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan
Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberi kondisi kerja yang lebih sehat dan aman, terutama bagi perusahaan yang mempunyai resiko kerja tinggi. Dapat berupa program penyediaan tenaga medis, klinik, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, atau penyediaan alat – alat keamanan.
Metode – metode yang digunakan untuk menarik personalia Hani Handoko berdasarkan pada pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja, penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer. Tapi menurut Manullang, dasar penyeleksian adalah:
1. Keahlian, meliputi teknikal skill, human skill, dan konseptual skill.
2. pengalaman kerja.
3. Umur.
4. Jenis kelamin.
5. Keadaan fisik.
6. Penampilan dan karakter
7. Bakat dan temperamen
Abraham Sperling mengemukakan bahwa motivasi itu didefinisikan sebagai suatu kecenderungan untuk beraktivitas, mulai dari dorongan dalam diri (drive) dan diakhiri dengan penyesuaian diri.













BAB 9

KOMUNIKASI DAN MOTIVASI

A.Pengertian Komunikasi
Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.
Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur 1) sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti, 2) sebagai sarana pengendalian informasi 3) sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

1. Proses Komunikasi
Pengkodean ( Encoding ) pengiriman mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.
Pesan ( Message ) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.
Saluran ( Channel ) adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.
Penerima ( Recaiver ) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.
Penafsiran Kode ( Decoding ) adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.
Umpan Balik ( Feedback ) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi.

2. Jaringan Komunikasi Dalam Organisasi
Jaringan komunikasi dapat dirancang oleh organisasi, bisa dirancang secara kaku, artinya karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali dengan atasannya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekuasaan dan status serta menghindari informasi yang berlebihan.

3. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu vertical, lateral dam diagonal.
Komunikasi Vertikal adalah komunikasi keatas atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi Lateral atau Horizontal meliputi aliran kerja organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.
Komunikasi Diagonal adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

4. Komunikasi Informal
Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya maksud yaitu :
1. Pemutusan kebutuhan manusiawi
2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan
3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
4. Sumber informasi hubungan pekerjaan
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine ) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

5. Efektivitas Komunikasi
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan baik.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan valik.

6. Hambatan Terhadap Komunikasi Yang Efektif
Wewenang Manajerial.Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedangkan bawahan menyadari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

B.Pengertian Motivasi
Motivasi merupakan keinginan, hasrat motor penggerak dalam diri manusia, motivasi berhubungan dengan faktor psikologi manusia yang mencerminkan antara sikap, kebutuhan, dan kepuasan yang terjadi pada diri manusia sedangkan daya dorong yang diluar diri seseorang ditimbulkan oleh pimpinan.
Motivasi mempersoalkan bagaimana cara mengarahkan daya dan potensi bawahan, agar mau bekerjasama secara produktif sehingga dapat mencapai dan mewujudkan tujuan perusahaan yang telah ditentukan. Pentingnya motivasi karena motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung prilaku manusia supaya mau bekerja sama secara giat sehingga mencapai hasil yang optimal. Suatu perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu mencapai tujuannya, karena didasari oleh motivasi.


T. Hani Handoko, mengemukakan bahwa motivasi adalah “Keadaan pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan tertentu guna mencapai tujuan”.
Menurut H. Hadari Nawawi , pengertian dari motivasi adalah “Suatu keadaan yang mendorong atau menjadi sebab seseorang melakukan sesuatu perbuatan atau kegiatan yang berlangsung secara sadar”.
Menurut A. Anwar Prabu Mangkunegara , mengatakan mengenai motivasi adalah
“kondisi yang berpengaruh membangkitkan, mengarahkan dan memelihara prilaku yang berubungan dengan lingkungan kerja”.
Sedangkan menurut Henry Simamora, motivasi adalah “Sebuah fungsi dari pengharapan individu bahwa upaya tertentu akan menghasilkan tingkat kinerja yang pada gilirannya akan membuahkan imbalan atau hasil yang dikehendki”.
Pendapat lain menurut Chung dan Megginson yang dikutip oleh Faustino Cardoso Gomes, menerangkan bahwa motivasi adalah “Tingkat usaha yang dilakukan oleh seseorang yang mengejar suatu tujuan dan berkaitan dengan kepuasan kerja dan perfoman pekerjaan”.
Dari pengertian-pengertian motivasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa motivasi merupakan suatu keadaan atau kondisi yang mendorong, merangsang atau menggerakan seseorang untuk melakukan sesuatu atau kegiatan yang dilakukannya sehingga ia dapat mencapai tujuannya.
Menurut Peterson & Plowman yang dikutip oleh Drs. H. Malayu S.P Hasibuan mengatakan bahwa orang mau bekerja karena hal-hal sebagai berikut :

The Desire to Live (keinginan untuk hidup), dimana manusia bekerja untuk memenuhi dan melanjutkan hidupnya.
The Desire For Position (Keinginan untuk suatu posisi), dimana manusia bekerja untuk mendapatkan posisi dalam pekerjaannya.
The Desire For Power (Keinginan akan kekuasaan), keinginan selangkah diatas keinginan untuk memiliki posisi.
The Desire For Recognation (Keinginan akan penghargaan), setiap pegawai memiliki motif keinginan dan kebutuhan tertentu dan mengharapkan kepuasan dari hasil kerjanya.



BAB 10

PENGAWASAN(CONTROLING)

A. Pengertian Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

B. Bentuk-bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

C. Tahap Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

D. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

E. Management By Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

F. Manajemen Informasi System (MIS)
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perancangan dari MIS yaitu :
1. survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. desain konsepsual
3. desain terperinci
4. implementasi akhir

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
4. Adanya pengujian pendahuluan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya
3. Menekan biaya secara efektif
4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan
BAB 11
KEPEMIMPINAN
A.Pengertian dan Implikasinya
Kepemimpinan merupakan proses pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang berhubungan pekerjaan dan anggota kelompok itu.Suatu proses akan berlangsung apabila ada faktor penggerak.Dengan penggerak ini akan tercipta kegiatan – kegiatan dimana kegiatan – kegiatan ini menggerakan lagi unsure – unsure alinya dalam suatu organsasi sesui dengan tugas yang telah dideskripsikanya.Kepemimpinan berlangsung dalam setiap organisasi formal maupun non formal.
Ada empat implikasi kepemimpinan yang dikemukakan oleh Stoner dan rekan – rekan yaitu:
1.Kepemimpinan melibatkan orang lain.Pimpinan tidak akan eksis tanpa pengikut.Jadi ada pemimpimpin dan ada yang dipimpin .
2.Adanya kekuasaan ,yaitu kemampuan menggunakan pengaruh dengan mengubah sikap/perilaku para pengikut.
3.Keterpengaruhan para pengikut.Para pengikut akan melakukan sesuatu sesuai dengan tugas yang telah ditetapkan.
4.Adanya nilai.Kepribadian pemimpin menjadi acauan utama bagi pengikut untuk terpengaruh.

Bagaimanapun juga ,kemampuan dan keterampilan kepemimpinan dalam penggerakan adalah faktor penting efektifitas manajer.
B. Pendekatan Studi Kepemimpinan
Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervariasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.

C. Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan
Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan ciri tertentu.Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.


D. Perilaku Pemimpin
1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
2. Gaya-gaya Kepemimpinan
Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi 1) Gaya dengan orientasi tugas dan 1) Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.

E.Hal - hal yang meyebabkan sesorang menjadi pemimpim
Hal – hal yang menyebabkan sesorang menjadi pemimpin adalah sebagi berikut.
1.Tradisi atau warisan ,sesorang menjadi pemimpin karena warisan atau keturunan ,misalnya raja dan ratu Inggris dan Belanda.
2.Keuatan pribadi baik karena alasan fisik maupun karena kecakapanya.
3.Pengangkatan atasan,sesorang menjadi pemimpin karena diangkat oleh pihak atasanya.
4.Pemilihan.Seseorang menjadi pimpinan karena berdasarkan konsep penerimaan dalam hal ini pemilihan baik secara menyeluruh dari anggota atau pengikut .










DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T Hani. 2009. Manajemen Edisi II. BPFE : Yogyakarta

Etzioni, Amitai. 1961. A Comparative Analysis of Complex Organization. Free Fress : New York

Allen, Louis. 1958. Management and Organisation. McGraw : New York

Abdullrachman,Arifin,(1979) Kerangka Pokok –Pokok Manajemen Umum,Jakarta : PT Ichtiar
Baru Van Hoeve

Terry R,George dan Rue.W.Leslie (2005) Dasar – Dasar Manajemen Jakarta : Bumi Aksara

Hasibuan.Malayu S.P.(2001) Manajemen (Dasar,Pengertian dan Masalah) Jakarta :Bumi
Aksara